上司の指示はメモをとる

「書く」ことになれた人とそうでない人がいます。

同じくメモをとる習慣を身につけている人と、そうでない人がいます。

上司から指示を受けるときには、メモをとる習慣を身につけましょう。

指示を正しく受けるにはメモを取るのは基本です。

しかしメモをとるだけでは不合格です。 メモをとるのが目的ではありません。

メモをとる理由は、指示されたことを確実に実行するためです。

ですから指示されたことを確実に実行できるようにするために、必ず正確なメモをとるようにしないとメモする意味がないのです。

それなのに、メモさえもとらないのは、どういうつもりなのでしょうか？

忘れて当たり前だからこそメモをとるのですが、忘れることはないのでしょうか？

また聞きにいけばいいという感覚なのでしょうか？

あるいは、自分の適当な判断で仕事をするのでしょうか?

どれにしても時間と費用のムダばかりです。

あまりにも当たり前のように、指示のやり取りをしているので、指示の重要性を理解している方が少ないのです。

指示は出す側にとっても、受ける側にとっても、すごく大事です。

部下をもっている上司は、部下を使って目標を達成するのが仕事です。

部下に指示したことが全部達成されてこそ、上司は目標が達成できます。

ですから、指示をしないと仕事が進まないし、指示したことが達成されないと困るのです。

それを勝手な判断で行動されたり、同じことを何度も言わなければならない上司は大変です。

上司の指示を聞いている最中に、これは覚えきれないと察して「ちょっと待ってください」と、あわててメモ用紙を取りに戻るようなことも少なくありません。

こんな場合も上司は、同じことを何度も言わなければなりません。

話している途中で、話が一度途切れると、もう一度、話を戻して話さないといけなくなったりします。指示する側は大変です。

そんなことにならないように、まずメモ用紙と筆記用具はいつも身につけておくのは仕事をする上で、前提となる態度です。

これは心がけの問題と思われがちですが、本当は能力の問題なのです。

部下であるあなたが、返事はよくても正確に理解していないと、指示されたことを達成する確率は低くなるからです。そのためにも、メモは正確に速く要領よくとりましょう。

メモを取る速度が遅いと、上司は話をストップして。書き終わるのを待ってから離さないといけなくなります。

そうなると話すことに集中できなくなり、話を要領よくまとめることができなくなってしまうのです。

 

メモの取り方にはコツがります。

上司が話し始めたら、
・指示の内容を箇条書きでメモします。5W2H を意識しましょう。
・キーワードをメモします。

　すべてを書き取ることはできないので、重要な部分の言葉をメモします。

「来週火曜日、午後６時から2時間、ミーティングをするので、スタッフ全員への連絡を担当してください。資料を用意するので、全員に筆記用のペンと紙を配布しておいてください。資料は当日に渡します。禁煙なので、灰皿はおかないでください」と言われたとします。

このとき書き残すのは、「火、600、ミーティング、紙。ペン、灰なし」というようにメモします。これで十分ですが、あとで必ず、だれが読んでもわかる文章に書き直しておくことが必要です。

急いで書いた文字は、あとになると自分でも意味が分からなかったり、文字が雑で読めないことも多いからです。

第三に、ポイントをつかんで速く書く練習をしましょう。

あいづちを打ちながら聞くことでポイントをつかみやすくなりますので、あいづちを打ちながら 書くようにしましょう。

上司の話の要所要所で「はい」とあいづちを打つと、自分もポイントが分かりやすくなります。

指示を出す側も、相手が理解していることがわかって、上司は話がしやすくなります。

無言のままでいることは、スムーズなコミュニケーションを妨げ、繰り返して話をしないといけないストレスと無用な時間をとらせることになるのです。

質問したいときや、不明な点がある場合は、話の途中で、質問せずに、話が一段落したときに、質問をするようにすると、とってもスマートです。

一段落するまでは分からなかったことも、話の前後を聞くことで、分かったりすることもあります。

話している方も、最後まで聞いたら分かるからという思いで、順番に話している場合も多いからです。

不明な点は、メモをとったときに、マークしておくと、一段落したときに見直して質問できますので、忘れることもありません。上司の話が終わると、
・不明な点を質問すること、
・自分の理解に間違いがないか、上司に自分の受け止め方をメモを読み上げることで、上司に確認してもらうようにします。

さらに、
・自分の疑問や意見、アイデアも話すことができます。

簡単なことだからと軽く考えることは危険です。

人は自分のイメージや経験で考えるので、誤解が生じるものなのです。

双方とも簡単なことほど、深く考えたり、配慮に欠けやすいものです。

その上、聞き違い、指示を出す上司のあいまいな表現もあります。

失敗はちょっとした油断で起こりやすいものです。

必ず誤解はあるという前提でコミュニケーションしましよう。

ミスを防止し、無用な時間を少なくするためにも、メモは必ずとるようにしましょう。

メモをとる練習に打ってつけな方法がありますので、是非練習してください。

テレビのニュースを見ながら、メモをとる練習です。

上手にメモがとる練習は、人の話を要領よく聞き取る技術の修得になります。

つまり思考力を高める訓練にもなるわけです。

 

仕事は「チームワーク」でやり遂げる場合が大半です。

「チームワーク」がいいとは「仲がいい」という意味ではありません。

それぞれが自分の役割を果たせるのが、「チームワークがいい」状態です。

指示を出す、指示を受けるは、「チームワーク」の出発点なのです。

そういう意味で、メモをとることは能力なのです。

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