報告力は、コミュニケーションスキルとして重要な力を発揮します。
報告・連絡・相談、つまりよくいう「ホウレンソウ」をこまめに行うことは、意思の疎通を図るうえで欠かせません。
これがどれだけ大切かは、会社や家庭を観ても一目瞭然、あるいは、同じチーム内で複数の人間がどうしてこんなに同じ事をしているのかと疑問を持つことがあります。
ほとんど問題の根本はコミュニケーションの悪さが原因です。
報告・連絡・相談をしていない場合は論外ですが、しているにもかかわらず思うように伝わっていない。言葉が曖昧だったり、出会い頭に話したり、自分では伝えたつもりでも、雑談程度にしか認識していないことが少なくありません。
まず報告で大事なルールがあります。報告は命令．指示した人にすることです。つまり上司のはず。
第三者に「伝えておいて」はルール違反です。
指示した人が留守のために、先輩に報告する場合もあります。それはそれとして、それも含めたプロセスを報告するようにします、ただしダラダラと伝えるのではなく、結論から伝えて、簡潔にまとめたプロセスを報告します。
なぜ上司に報告しなければならないのでしょうか？指示を受けた段階で、その件の「担当者」になっても、責任者は上司です。だからその仕事が終わったからと言っても、責任の所在はまだ上司にあります。
報告が完了することによって、上司も終了に向かう事ができます。報告を受けた上司はミスがなく問題もなく完了したか確認をして指示が完了したことを知ります。
もし確認して手違いがあれば、上司はその解決に動かなければなりません。
終わったからいいだろう、もし何かあったら上司から聞いてくるだろうという自分勝手な考え方では、大人の仕事とは言えません。
チームワーク（役割分担）で動いている職場や部署の一員として、報告は仕事を終わったことを知らせるとても大切な手続きなのです。
報告の形式には次のようなものがあります。
1) 口頭での報告
２）電話での報告
３）Eメールでの報告
４）メモを使った報告
５）文書での報告
６）ファクス･
７）ミーティングでの報告
８）手紙での報告
それぞれ、適切な時と場所があります。
1)口頭での報告は、当然ながら、直接会って報告することです。どちらかというと簡単な仕事のときの報告の仕方です。
口頭であっても、数字や固有名詞は、メモにして渡したうえで説明します。目上の人や上司には自分がメモにして渡すのが原則。
口頭報告は、どうしても言い忘れたり抜けたりするものなので、まず自分のノートに報告事項を箇条書きでまとめておいて、それを見ながら報告するようにします。
２）電話報告は、急ぐとき、出先からのとき、上司に会えないときなどに使う方法です。いつでもどこでも迅速に報告できる点が電話の強みです。
３）Eメールは、相手が離れている場合に便利です。内容的には文書報告と同じですが、慣習的に節度のあるラフな形式でOKです。
４）メモはなかなか会えない相手、上司などに報告するときに便利です。しかし、会えないときのルールとしてケータイへのEメールで報告を決めておくと迅速に伝わります。
５）文書での報告は、簡易な報告でなく、しっかりした本格的な報告です。
文書報告には一定の作法、ルールもあるので、注意が必要です。なにより内容が重要ですが、すっきりしたレイアウト、簡潔で判りやすい文章を書く事が要求されます。日常的に文書のトレーニングが必須です。
６）ファクスも文書とおなしです。
７）ミーティングでの報告は、情報を共有する目的があります。より詳細なことを報告するのに最適です。
８）手紙での報告は、基本的に文書と同じですが、挨拶文の挿入がないと失礼になります。
方法は以上ですが、問題は内容です。
特に気をつけたいのは。話しにくい問題の扱いです。
話しにくいことは重要な場合が多いものです。だから話にくい。それをどうでもいいような簡単さで伝えてしまおうとするとこじれます。
あるいは、自分が勝手に判断して「こんなものでいいだろう」と処理してしまう。
これも意思の疎通で問題が発生します。
報告・連絡・相談は、誰のためにあるのか、自分以上に相手に迷惑をかけられない場合が在る場合が大半です。
相手を思いやる気持ちが報告・連絡・相談の基本です。
報告力は、ライフスキル
10のスキルの内のコミュニケーションスキルとして重要な力を発揮することを忘れないように、可能な限りこまめに、しかし優先順位を考慮した上で、相手の邪魔にならない工夫も忘れないようにしたいものです。
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